Een sollicitant afwijzen op nette en professionele wijze: zo doe je dat

Moet je een sollicitant afwijzen? Als je een vacature open hebt staan, laat je vaak meerdere mensen op gesprek komen. Neem je er één aan, dan zul je de rest moeten afwijzen. Een sollicitant afwijzen is nooit leuk, maar met de juiste aanpak kun je dit wel op een professionele, nette manier doen. Zo zorg je ervoor dat de sollicitant met een positief gevoel terugkijkt op de ervaring, ondanks de afwijzing. Met de tips en adviezen uit dit artikel weet je hoe je dat aanpakt.

Waarom is een sollicitant respectvol afwijzen zo belangrijk?

Het afwijzen van sollicitanten is een onvermijdelijk onderdeel van het wervingsproces. Doe je het goed, dan laat je de sollicitant met een goed gevoel achter. Hij of zij begrijpt waarom er geen (vervolg)gesprek plaats gaat vinden en leert iets van de ervaring. Praat de sollicitant vervolgens nog eens over jouw bedrijf met iemand anders, dan is hij of zij hoogstwaarschijnlijk positief over je! Netjes afwijzen is dus goed voor het werkgeversmerk van je organisatie.

Hoe kun je netjes een sollicitant afwijzen?

Er zijn twee momenten van afwijzing: bij het ontvangen van de sollicitatie en na afloop van een sollicitatiegesprek.

Een sollicitant niet op gesprek uitnodigen

Op een openstaande vacature krijg je bijna altijd wel sollicitaties binnen van mensen die bij voorbaat al niet geschikt zijn. Helaas is het in de praktijk vaak zo dat bedrijven die mensen helemaal niets laten weten of een zeer gestandaardiseerd bericht sturen. Op zich logisch, want persoonlijke afwijzingen kosten meer tijd, maar ze zijn wel heel waardevol. Geef je een sollicitant in een paar zinnen aan waarom je hem of haar niet op gesprek uitnodigt (gebrek aan ervaring o.i.d.), dan kan hij of zij daarvan leren. Bovendien laat je zo zien dat je moeite hebt gedaan: dat geeft de ontvanger een fijner gevoel. Komt de sollicitant ooit nog te spreken over jouw bedrijf, dan zal hij of zij daar vervolgens veel positiever over zijn! En wie weet is de sollicitant niet geschikt voor je huidige openstaande functie, maar in de toekomst wel voor een andere. Allemaal waardevolle kansen die je open laat met een persoonlijke afwijzing.

Een sollicitant afwijzen na een gesprek 

Zeker als je iemand op gesprek hebt gehad, is het goed om je te realiseren dat de sollicitant tijd en energie heeft gestoken de sollicitatie bij jouw bedrijf. Daarom is het essentieel om hem of haar op een respectvolle manier te behandelen, zelfs als ze niet aan de vereisten voldoen. 

Belangrijke tips voor een sollicitant afwijzen na een gesprek zijn: 

1. Wees transparant en direct

Bij het afwijzen van een sollicitant is het cruciaal om transparant en direct te zijn. Formuleer dus helder dat je niet verder wil met deze kandidaat én waarom.

2. Geef constructieve feedback

Geef constructieve feedback. Dit kan de sollicitant helpen begrijpen waarom hij of zij niet geselecteerd is en waar mogelijk verbetering nodig is voor toekomstige sollicitaties. Zag iemand er onverzorgd uit, had je het idee dat hij of zij niet goed voorbereid was of kwam iemand te laat? Dat soort punten zijn goed om te benoemen als aandachtspunten, zodat de sollicitant er in het vervolg op kan letten. Zorg hier uiteraard ook weer dat je professioneel communiceert. Ga niet veroordelen of beschuldigen.

3. Sollicitant afwijzen: telefonisch is het best

Twijfel je over een mail sturen of bellen? Een sollicitant afwijzen is telefonisch echt het best. Het stelt de sollicitant in staat om direct vragen te stellen en eventuele verduidelijking te krijgen. Voor velen is bellen misschien spannender, maar het is wel professioneler. Het geeft de sollicitant bovendien het gevoel dat je persoonlijk moeite hebt gedaan, in plaats van een onpersoonlijk snel mailtje sturen. Ook dat draagt weer sterk bij aan het gevoel dat de sollicitant uiteindelijk overhoudt aan de ervaring bij jouw bedrijf en die wil je gewoon zo positief mogelijk maken.

Sollicitant afwijzen voorbeeld

We hebben natuurlijk net hierboven aangegeven dat je, bij een afwijzing voor het gesprek, beter een persoonlijke afwijzing kunt maken dan een gestandaardiseerd bericht. Daarom vind je hieronder wel een ‘sollicitant afwijzen voorbeeld’, maar met duidelijke kanttekeningen erbij! Gebruik dit ‘sollicitant afwijzen voorbeeld’ als een template en pas het stuk per sollicitant aan. Let er ook goed op dat je het bericht sowieso al aanpast aan de tone of voice van jouw bedrijf. Misschien is het voor jullie heel normaal om ‘Beste…’ te gebruiken, misschien is ‘Hoi’ of juist ‘Geachte’ passender bijvoorbeeld.

“Beste [Naam sollicitant],

Bedankt voor je interesse in de rol van [functiebenaming] bij [Bedrijfsnaam]. We hebben je sollicitatie zorgvuldig bekeken en besloten om je niet uit te nodigen voor een gesprek. De reden daarvoor is dat [vul zelf hier de reden in].

We waarderen de tijd en moeite die je in jouw sollicitatie hebt gestoken en wensen je veel succes bij je verdere zoektocht naar een nieuwe uitdaging!

Met vriendelijke groet,

Moet je te veel mensen afwijzen? Verbeter dan je sollicitatieproces

Krijg je op je vacatures altijd heel veel reacties van mensen die helemaal niet zijn wie je zoekt? Dan is je vacaturetekst wellicht te breed en niet specifiek genoeg. Blijkt het grootste gedeelte van de mensen die je uitnodigt op gesprek uiteindelijk toch totaal niet te passen, dan is er wellicht iets mis met je screening.

Werving en selectie is lastig, zeker als je het niet zo vaak doet. Je wil van tevoren liever niemand uitsluiten die misschien toch een goede match zou kunnen zijn, maar waar leg je de grens? Bij Werving op Maat zijn we gespecialiseerd in de werving en selectie van mensen binnen IT, finance, HR en sales. Wij helpen je graag met alle vragen en uitdagingen waar jij wellicht mee zit! Neem daarvoor eens geheel vrijblijvend contact met ons op door het formulier hieronder in te vullen.